A maneira como nos reunimos importa. Realizar eventos – o ato consciente de reunir pessoas por um motivo – molda nossa maneira de pensar, sentir e dar sentido ao nosso mundo.

Não é à toa que nas democracias a liberdade de se reunir é um dos direitos fundamentais garantidos a cada pessoa. Em países que estão caminhando para o autoritarismo, uma das primeiras coisas a desaparecer é esse direito. Por quê? Por causa de tudo que pode acontecer quando as pessoas se reúnem, trocam informações, se inspiram mutuamente e testam novas formas de estar juntas.

No entanto, a maioria das empresas passa pouco tempo pensando de forma estratégica na forma como reúne as pessoas, na forma como conduz seus eventos. Para usar os termos técnicos, pensam de forma pouco estratégica no Design da Experiência.

E não estou falando só de convenções, retiros e workshops corporativos. Mesmo reuniões do dia-a-dia frequentemente seguem formatos improdutivos e acabam se tornando um obstáculo à geração de bons resultados.

E quando pensam em um evento, muitas equipes permanecem no piloto automático, seguindo fórmulas batidas e esperando que a “mágica” simplesmente aconteça e resultados emocionantes surjam de forma espontânea. Infelizmente, não é assim que as coisas funcionam.

Aqui na Agência Nuts, buscamos ser a faísca que provoca nossos clientes a saírem desse piloto automático.

Por vezes nos autodenominamos flow creators – e para que esse flow ocorra nos eventos e experiências que desenhamos, sabemos da importância da intencionalidade. É aquele velho papo do Simon Sinek: tudo começa pelo porquê.

Nos últimos anos, percebemos também que esta abordagem está longe de ser default no mercado. Na hora de desenhar uma experiência, muitas empresas pulam a etapa do “WHY” e vão direto ao “HOW” e “WHAT“.

Com isso, pulam o desafio humano para ir direto ao desafio logístico… Esquecem da questão de “o que fazer com as pessoas” para ir direto a “o que fazer com as coisas”: apresentações de PowerPoint, convites, equipamentos audiovisuais, refeições. É possível que muita gente pense que esses são os únicos aspectos controláveis de um evento. Mas isso não é verdade. As experiências podem – e devem – ser desenhadas de forma mais estratégica e intencional.

Chegar a esse propósito, a esse “WHY” do encontro, nem sempre é uma tarefa fácil, mas é uma etapa fundamental no design de experiências que geram valor real para os negócios.

A primeira grande pergunta que fazemos sempre junto aos nossos clientes é: Por que estamos organizando esse evento? A resposta exata nem sempre está clara para quem nos procura.

Nos reunimos, por exemplo, para resolver problemas que não podemos resolver sozinhos. Nos reunimos para celebrar, reconhecer, marcar transições, tomar decisões… Nos reunimos para mostrar força, ou simplesmente porque precisamos um do outro. Mas temos que ir sempre além nesse entendimento.

Quando não examinamos os “porquês” mais profundos por trás de um evento, acabamos repetindo os mesmos formatos de sempre e deixamos de lado a possibilidade de criar algo personalizado, único e extraordinário.

Por exemplo, ao planejar um encontro offsite da sua equipe, você pode imaginar que o propósito seria “reunir o time em um contexto diferente”. Mas precisamos cavar um pouco mais. Talvez “Reunir o time para pensar no próximo ano”. Já é um insight melhor, mas podemos ser mais específicos. O que realmente queremos ao reunir o time fora do escritório? Alguns bons exemplos de propósitos específicos o suficiente seriam: “Construir e praticar uma cultura de franqueza uns com os outros”, “Revisitar por que estamos fazendo o que estamos fazendo e chegar a um acordo sobre isso”, “Estreitar os laços de integração entre as equipes e promover uma cultura de maior cooperação”.

Esses são alguns exemplos de objetivos que realmente geram valor para o negócio, e é essa clareza de propósito que vai permitir fazer escolhas mais assertivas e estratégicas sobre o melhor modelo de encontro e as atividades e estruturas envolvidas – da programação ao local em que será realizado o evento, passando inclusive por quem deve estar presente ou não.

No livro “The Art of Gathering“, uma das leituras que servem de base para o trabalho aqui na Agência Nuts, a autora Priya Parker traz algumas reflexões que podem te ajudar a ganhar mais clareza de propósito ao pensar em seu próximo evento:

1. ZOOM OUT

Busque não se limitar a uma visão muito cartesiana do propósito. É importante ampliar o foco. Por exemplo, um professor de química pode achar que seu propósito é apenas ensinar química. Isso não oferece muito insight para o design de uma experiência inspiradora em sala de aula. Se, em vez disso, ele considerar que seu objetivo é cultivar um relacionamento duradouro dos alunos com o mundo da química… aí sim novas possibilidades se abrem. O primeiro passo para uma experiência extraordinária começa com essa ampliação de perspectiva.

2. CONTINUE PERGUNTANDO “POR QUE?”

Para chegar ao verdadeiro propósito de um evento você precisa se aprofundar nas razões por trás dele. Pegue sua justificativa inicial e continue perguntando “por que?”, até chegar a um objetivo mais estratégico e fundamental.

Por exemplo, considere uma reunião trimestral de planejamento estratégico. Inicialmente, você pode pensar que o propósito é revisar os resultados do trimestre. Mas, ao perguntar repetidamente “por que?”, você pode descobrir que a verdadeira razão é estimular o foco e coesão da equipe para construção de resultados melhores e mais integrados no próximo trimestre. Esses insights são muito significativos para orientar o formato e o conteúdo do encontro.

3. USE A ENGENHARIA REVERSA

Se você está com dificuldade em encontrar um propósito estratégico para o seu evento, pense de maneira inversa, começando pelo resultado: Que transformação você quer ver após o encontro? O que você deseja que mude na sua empresa como resultado desse evento?

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